Quando foi gerente de TI do Colégio Santo Antônio, Luís Guilherme Resende não conseguiu encontrar um sistema que funcionasse perfeitamente ou que atendesse toda a demanda da escola. Foi quando se propôs a criar um. Só assim pôde ter acesso a todos os detalhes de gestão da escola pelo computador.
Em 2006, ele foi procurado pelo sócio da RKM Engenharia, Ricardo Alfeu, para criar um software de gestão voltado para construtoras. “A RKM tem 20 anos e já usei os sistemas mais avançados que existem no mercado. Nenhum atendeu completamente. Em muitos casos o programa é até completo, mas precisa de uma equipe de TI interna para cuidar dele, o que encarece bastante para a empresa”, pondera.
Luís Guilherme criou um sistema, batizado de Platão Engenharia, considerado ideal por Ricardo. “O programa oferece tudo o que os outros dão, de forma simplificada e objetiva, sem precisar de equipe de TI para gerenciá-lo. Até pessoas sem experiência em informática conseguem manuseá-lo facilmente”, garante.
Segundo Luís, o sistema permite que cada funcionário ou acesso gerencie apenas aquilo dentro de sua atribuição. Mas os setores dependentes um do outro ficam sabendo imediatamente da necessidade de uma autorização pedida por qualquer um. “Na RKM, o sistema é usado desde o presidente até a faxineira. Ele é muito didático”, afirma.
Se um engenheiro faz um pedido, o responsável pelo setor de compras recebe um alerta imediato, checa a conformidade do pedido e o encaminha para o responsável geral de compras de todos os empreendimentos
Ao abrir o Platão Engenharia surgem informações sobre as pendências relativas ao usuário do momento. É uma intranet 100% on-line, que pode ser acessada de qualquer lugar que tenha internet, inclusive, por meio de tablet e smartphone. “O sistema é inteligente. Há um cadastro de material previsto para uso, de forma que, se uma obra precisar de 10 sacos de cimento, o sistema não permite a compra de 11. É assim também com o orçamento, em que a previsão não pode ser ultrapassada em mais de 10%, taxa administrável, até por conta do reajuste do Índice Nacional de Custo da Construção (INCC)”, detalha.
Também é possível acompanhar a evolução de um serviço contratado. “Se o construtor contratou um terceiro para fazer 500 metros quadrados (m²) de alvenaria e este só fez 100m², a informação vai estar no software. O contratante poderá, então, pagar apenas pelo serviço executado”, sugere.
COM A OBRA NA MÃO
Programa específico para a construção civil permite acompanhar fluxo de caixa e controlar desde a compra até o recebimento de material
Disposto a criar um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ideal para a construção civil, Luís Guilherme Resende fez um trabalho de imersão dentro de uma construtora
A bitributação, um problema para qualquer empresário, também pode ser evitada por meio do software. “Quando se contrata um serviço e um produto de um mesmo fornecedor, pode ser um problema se o fornecedor compra de um terceiro e depois vende para a construtora com nota própria. O primeiro pagaria duas vezes, mas o sistema faz esse alerta”, ressalta.
Nas cotações, o ERP aponta o melhor preço de cada produto, por fornecedor. Uma vez concretizado o negócio, ele faz um alerta cinco dias antes da entrega. Assim, o responsável pela compra pode ligar e confirmar se receberá a encomenda no prazo combinado. Isso é importante para a logística da obra, pois, caso o fornecedor diga que vai atrasar, o engenheiro pode redirecionar o serviço para outra área.
A construtora também consegue fazer toda sua comunicação interna pelo Platão Engenharia, com boletins, informativos, troca de mensagens e até um calendário de aniversário dos colaboradores. No fluxo de caixa, por exemplo, visualiza rapidamente todos os clientes inadimplentes. Já os valores previstos e não gastos para um mês ficam à disposição para o mês seguinte.
Como pode ser acessado de qualquer lugar, o sistema oferece uma grande liberdade e tranquilidade ao gestor. “Com o fluxo de caixa, acompanhamento de obra e tela de previsto e realizado, ele está com a obra na mão”, argumenta Luís Guilherme. Para Ricardo Alfeu, sócio da RKM Engenharia, essa liberdade ajuda bastante. “Por várias vezes, em viagens, inclusive ao exterior, pude ficar tranquilo por poder acessar toda e qualquer informação da empresa”, frisa.
ALERTA Na gestão financeira, o executivo consegue visualizar com facilidade seu orçamento previsto e comprometido, vendas e empréstimos a receber, entre outros. E, assim, tem também seu resultado real e previsto. “O resultado real não pode ficar no vermelho. Se ficar, é um alerta. O ERP mostra essa realidade com boa antecedência e dá tempo ao construtor de reagir. Seja cobrando de inadimplentes, recorrendo a empréstimo bancário ou negociando prazos com o fornecedor”, propõe.
Frederico Augusto Cabral Cornélio, gerente comercial da Copam Engenharia, estudou vários softwares antes de optar pelo Platão. “Foi o que achei mais fácil e simples. É bastante intuitivo. Estamos usando-o há um ano e tem nos atendido plenamente. Muitos problemas que tínhamos foram resolvidos, como erros de informação entre os departamentos e de funcionário, pois ele não terá como abrir mão de padrões estabelecidos. Ao eliminar erros, eliminamos custos com retrabalho e desperdício.”
A base dessa simplicidade está no reduzido número de telas, que torna a utilização mais objetiva, e também no funcionamento em cadeia, que estimula a produtividade e a interação entre os usuários. “Um usuário supervisiona o outro, porque ele não pode fazer o seu trabalho enquanto a pessoa que está antes dele no sistema não fizer”, analisa. O interessado paga licença inicial e aluguel mensal. O módulo básico, com intranet, custos, financeiro e marketing, tem licença de R$ 7,5 mil e mensalidades de R$ 500.