Empresas de TI oferecem soluções para facilitar o dia a dia do síndico

Vida de síndico não é fácil. É preciso cuidar do dinheiro dos vizinhos, intervir em discussões, contratar funcionários e zelar pelo patrimônio. São tantas as tarefas que muitos condôminos não se sentem preparados para assumir a função. Por sorte, existem hoje ferramentas que facilitam o trabalho e garantem ao profissional acesso a todas as informações necessárias.

A tecnologia está disponível para ajudar nessa tarefa. A Group Software é uma das empresas que oferecem soluções para facilitar a administração do condomínio. O sistema Condomínio21 permite que o síndico mantenha contato com os outros moradores e obtenha informações com muito mais agilidade. Um condômino pode, por exemplo, escolher a data e o horário para usar o salão de festas, de acordo com a disponibilidade informada, e receber uma mensagem automática com a confirmação, tornando desnecessária a intervenção do administrador. “Outra vantagem é a transparência, pois todas as notas fiscais e a prestação de contas estão disponíveis para qualquer condômino conferir o quanto e com o quê o síndico está gastando”, destaca o diretor de tecnologia do Group Software, Danilo Frota.

O sistema ainda promove a integração dos condôminos, o que leva a uma gestão mais participativa. O síndico tem a possibilidade de criar fóruns de discussão para assuntos polêmicos e enquetes para colocar em votação temas que serão debatidos na assembleia. “Os moradores podem participar do dia a dia do condomínio e a administração passa a ser algo mais dinâmico”, comenta Frota. Assim, o mandato pode ser mais produtivo, já que o síndico não perde tanto tempo com tarefas simples.

Na visão do contador e perito judicial Alonso Fávero Köpke Júnior, síndico há seis anos de um condomínio no Bairro Funcionários, Região Centro-Sul de Belo Horizonte, a chave para uma gestão eficiente é controlar todos os processos. Uma das ferramentas que ele considera útil é o cálculo da média das despesas mensais. “Quando o gasto está muito acima daquela média, isso chama a atenção e vou diretamente resolver o problema. Uma conta que costuma sair do controle é a de água, porque, às vezes, aparecem vazamentos”, conta. A tecnologia facilita, ainda, o repasse de informações para quem não participou da reunião de condomínio. O síndico digitaliza a ata e a disponibiliza no site.

CARTILHA

O desconhecimento de leis, regras e obrigações também pode comprometer o mandato de um síndico. Por isso, a GW Administração de Condomínios criou uma cartilha, onde constam informações necessárias para o gestor realizar as atividades do dia a dia com segurança. É fundamental, por exemplo, conhecer a convenção e o regimento interno, que detalham a estrutura do condomínio, os direitos dos condôminos e as regras de convivência, respectivamente. “Muitas vezes, no afã de resolver logo os problemas, os síndicos costumam tomar decisões sem consultar os outros moradores em assembleia”, comenta o diretor da administradora, Gilberto Vespúcio. “A cartilha é para que vejam a necessidade de ter um conhecimento básico, pois não é simples administrar um condomínio. Envolve dinheiro dos outros.”
Na cartilha estão descritas as obrigações fiscais e trabalhistas do condomínio. O síndico deve saber que os documentos dos funcionários precisam ser guardados sob sua responsabilidade por, no mínimo, 20 anos. É papel também do administrador do condomínio resolver conflitos entre moradores, como problemas de vaga de garagem. Lendo a cartilha, ainda é possível entender o fundo de reserva, parcela da taxa de condomínio arrecadada mensalmente que deve ser separada para despesas extraordinárias. O fundo de obras, por outro lado, é revertido exclusivamente em melhorias prediais e obras de manutenção.